Een van de eerste keuzes die je als ondernemer maakt, is hoe je je zakelijke e-mail regelt. Het klinkt als een klein besluit, maar je e-mail is het visitekaartje van je bedrijf. Klanten, leveranciers en samenwerkingspartners — iedereen communiceert via e-mail. En toch kiezen veel ondernemers automatisch voor Gmail of Microsoft 365 zonder na te denken of dat eigenlijk wel de beste optie is.
Dat is zonde, want er bestaan meerdere routes naar professioneel zakelijk mailen. De twee belangrijkste: e-mailhosting (een los e-mailpakket op je eigen domein) en Microsoft 365 (een compleet productiviteitspakket met Outlook, Teams en Office-apps). Beide zijn prima oplossingen — maar ze passen bij andere situaties.
In dit artikel leggen we het verschil uit, vergelijken we de opties eerlijk en helpen we je bepalen welke het beste past bij jouw bedrijf. Of je nu zzp'er bent die simpel wil mailen, of een groeiend team dat samenwerkt aan documenten en vergadert via video.
Wat is e-mailhosting?
E-mailhosting is precies wat de naam zegt: hosting voor je zakelijke e-mail. Je krijgt een professioneel e-mailadres op je eigen domeinnaam — denk aan info@jouwbedrijf.nl of naam@jouwbedrijf.nl — zonder dat daar extra software of apps aan vastzitten. Je e-mail werkt via IMAP en SMTP, wat betekent dat je elke e-mailclient kunt gebruiken die je wilt: Outlook, Apple Mail, Thunderbird, of gewoon de mail-app op je iPhone of Android-telefoon. Daarnaast heb je altijd toegang via webmail in je browser. Bij Hostingbaas draait e-mailhosting op Nederlandse servers. Dat betekent dat je e-maildata binnen Nederland blijft — belangrijk als je waarde hecht aan privacy en AVG-compliance. SPF, DKIM en DMARC worden automatisch voor je ingesteld, zodat je berichten in de inbox van je ontvangers belanden en niet in de spammap.De drie e-mailhosting-pakketten
Hostingbaas biedt drie pakketten voor e-mailhosting:- Mail Basic — 10 GB totale opslag, verdeeld over max. 5 mailboxen. €1,95/mnd.
- Mail Business — 25 GB totale opslag, verdeeld over max. 10 mailboxen. €3,50/mnd.
- Mail Premium — 50 GB totale opslag, verdeeld over max. 25 mailboxen. €6,50/mnd.
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 (voorheen Office 365) is veel meer dan alleen e-mail. Het is een compleet productiviteitspakket van Microsoft dat zakelijke e-mail combineert met samenwerkingstools en Office-apps. Met Microsoft 365 krijg je:- Outlook met Exchange Online — professionele e-mail met een 50 GB postvak per gebruiker, inclusief agenda, contacten en gedeelde mailboxen.
- Microsoft Teams — videovergaderingen, groepschat en realtime samenwerken.
- OneDrive — 1 TB cloudopslag per gebruiker voor bestanden.
- Office-apps — Word, Excel en PowerPoint (als webversie of desktopinstallatie, afhankelijk van je plan).
- SharePoint — gedeelde werkomgeving voor documenten en intranet.
- Business Basic — Exchange Online, Teams, OneDrive (1 TB), Office-webapps. €8,95/mnd per gebruiker.
- Apps voor Bedrijven — Office-desktopapps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) op max. 5 apparaten, maar zonder Exchange Online of Teams. €14,95/mnd per gebruiker.
- Business Standard — alles van Basic plus de volledige Office-desktopapps. €15,95/mnd per gebruiker.
De belangrijkste verschillen op een rij
Om het overzichtelijk te maken, zetten we de twee opties naast elkaar op de punten die er voor de meeste ondernemers toe doen.Prijs
Dit is vaak het eerste waar je naar kijkt — en hier zit een flink verschil. E-mailhosting bij Hostingbaas begint bij €1,95 per maand voor het hele pakket (tot 5 mailboxen). Microsoft 365 begint bij €8,95 per gebruiker per maand. Heb je drie medewerkers, dan betaal je bij e-mailhosting nog steeds €1,95 tot €3,50 per maand totaal, terwijl Microsoft 365 dan al €26,85 per maand kost. Dat verschil loopt snel op.Opslag
Bij e-mailhosting deel je de opslag over alle mailboxen: 10, 25 of 50 GB totaal, afhankelijk van je pakket. Bij Microsoft 365 krijg je per gebruiker 50 GB Exchange-postvak plus 1 TB OneDrive-opslag. Voor bedrijven met veel e-mailverkeer en grote bijlagen is Microsoft 365 ruimer.Extra apps en functionaliteit
E-mailhosting is puur e-mail: ontvangen, versturen, doorsturen, autoresponders. Meer niet, maar dat hoeft ook niet altijd. Microsoft 365 geeft je daarbovenop Teams, OneDrive, SharePoint en de Office-apps. Als je die apps al gebruikt of nodig hebt, is het logisch om alles in één pakket te nemen.Samenwerking
Met e-mailhosting werk je samen via e-mail — je stuurt bestanden heen en weer als bijlagen. Microsoft 365 biedt realtime samenwerking: meerdere mensen werken tegelijk in hetzelfde Word-document, je vergadert via Teams, je deelt bestanden via OneDrive of SharePoint. Voor teams die intensief samenwerken is dit een groot voordeel.Datalocatie
E-mailhosting bij Hostingbaas draait op Nederlandse servers. Je data blijft binnen Nederland — dat is een sterk punt voor AVG-compliance. Microsoft 365 draait op Microsoft-datacenters binnen de EU (voornamelijk in Nederland en Ierland). Beide opties voldoen aan de AVG, maar als je expliciet wilt dat je data in Nederland staat, is e-mailhosting de duidelijkste keuze.Complexiteit
E-mailhosting is eenvoudig: je stelt je mailclient in en je kunt aan de slag. Beheer doe je via cPanel. Microsoft 365 heeft een uitgebreider beheerpaneel (Microsoft 365 Admin Center) en meer instellingen. Dat biedt meer mogelijkheden, maar vereist ook meer kennis — of een partner die het voor je beheert.Schaalbaarheid
Beide opties schalen mee met je bedrijf, maar op een andere manier. Bij e-mailhosting kies je een groter pakket als je meer mailboxen of opslag nodig hebt. Bij Microsoft 365 voeg je per gebruiker een licentie toe. Voor snel groeiende teams met wisselende bezetting is het per-gebruiker-model van Microsoft 365 flexibeler.Wanneer kies je voor e-mailhosting?
E-mailhosting is de juiste keuze als je situatie aan een of meer van deze punten voldoet:- Je bent zzp'er of freelancer en hebt simpelweg een professioneel e-mailadres nodig. Je wilt mailen als info@jouwbedrijf.nl in plaats van een @gmail.com-adres — zonder dat je een compleet productiviteitspakket nodig hebt.
- Je hebt een klein bedrijf met beperkte e-mailbehoeften. Een paar mailboxen voor jezelf en je medewerkers, klaar. Geen Teams, geen SharePoint, geen OneDrive nodig.
- Je wilt de kosten laag houden. Bij €1,95 per maand (of zelfs €0,50/mnd in het eerste jaar met de jaaractie) is e-mailhosting een fractie van wat je betaalt voor Microsoft 365.
- Je gebruikt al andere tools voor samenwerking. Werk je bijvoorbeeld met Google Drive, Slack, Trello of Notion? Dan heb je de samenwerkingsfuncties van Microsoft 365 niet nodig en is een los e-mailpakket efficiënter.
- Je hecht aan datalocatie binnen Nederland. De e-maildata bij Hostingbaas staat op Nederlandse servers — ideaal als je klanten of je branche daar waarde aan hechten.
Wanneer kies je voor Microsoft 365?
Microsoft 365 is de betere keuze als een of meer van deze punten op jou van toepassing zijn:- Je team werkt intensief samen. Documenten delen, tegelijk bewerken, vergaderen via video — als dat dagelijkse kost is, bespaart Microsoft 365 je veel tijd en gerommel met losse tools.
- Je hebt de Office-apps nodig. Werk je regelmatig in Word, Excel of PowerPoint? Dan is het handig om die apps gebundeld te hebben met je e-mail en cloudopslag.
- Je werkt met een hybride of remote team. Teams is een krachtige tool voor videovergaderingen en dagelijkse communicatie. In combinatie met OneDrive en SharePoint heb je een complete digitale werkplek.
- Je wilt alles in één geïntegreerd pakket. E-mail, agenda, bestanden, videobellen, Office-apps — alles van Microsoft, alles gesynchroniseerd, alles op één plek.
- Je groeit snel en voegt regelmatig nieuwe medewerkers toe. Het per-gebruiker-model maakt het makkelijk om licenties toe te voegen of te verwijderen.
Kun je later nog overstappen?
Ja, absoluut. En dat is een belangrijk punt: je hoeft niet meteen de duurste optie te kiezen "voor het geval dat". Begin met wat je nu nodig hebt en schaal op wanneer je bedrijf groeit. Start je als zzp'er? Begin met e-mailhosting. Groeit je team en merk je dat je behoefte hebt aan gedeelde agenda's, Teams-vergaderingen en Office-apps? Dan stap je over naar Microsoft 365. Bij Hostingbaas helpen we je met de overstap. Via IMAP-migratie worden je bestaande e-mails overgezet naar Exchange Online, met zo min mogelijk onderbreking. Wil je meer weten over hoe een e-mailmigratie werkt? Lees dan ons artikel over e-mail verhuizen, waarin we uitleggen hoe je zorgeloos overstapt.Combineren: e-mailhosting en Microsoft 365
Een optie die veel ondernemers over het hoofd zien: je kunt beide oplossingen naast elkaar gebruiken. Dat klinkt misschien vreemd, maar het is in de praktijk heel logisch. Stel: je hebt een team van vijf mensen. Drie medewerkers werken dagelijks samen in documenten, vergaderen via Teams en hebben de Office-apps nodig. Die drie krijgen een Microsoft 365-licentie. Maar je hebt ook een info@-adres en een sales@-adres die alleen e-mail hoeven te ontvangen en beantwoorden — geen Teams, geen OneDrive, geen Word. Voor die adressen neem je een e-mailhosting-pakket. Het resultaat: drie Microsoft 365-licenties à €8,95 per gebruiker (€26,85/mnd) plus een Mail Basic-pakket voor de twee extra adressen (€1,95/mnd). Totaal: €28,80 per maand. Had je voor iedereen een M365-licentie genomen, dan was het €44,75 per maand geweest. Dat scheelt bijna €200 per jaar. Wist je trouwens dat Hostingbaas ook bundels aanbiedt? De bundel Ondernemer Compleet (€29,95/mnd) combineert Plus webhosting, Microsoft 365 Business Basic en een .nl-domeinnaam in een pakket — ideaal als je net begint en alles in een keer wilt regelen.Veelgestelde vragen
Kan ik mijn e-mail later verhuizen van hosting naar Microsoft 365?
Ja. Via IMAP-migratie worden je bestaande e-mails, mappen en contacten overgezet naar Exchange Online. Hostingbaas begeleidt je hierbij via ticket of e-mail. Afhankelijk van de hoeveelheid data is de migratie doorgaans binnen een werkdag afgerond — met zo min mogelijk onderbreking.Werkt e-mailhosting ook met Outlook?
Ja. E-mailhosting werkt met elke e-mailclient die IMAP en SMTP ondersteunt, en daar hoort Outlook zeker bij. Je stelt je account in met de servergegevens die je van Hostingbaas ontvangt en je kunt direct aan de slag. Het enige verschil met Microsoft 365 is dat je bij e-mailhosting geen Exchange-synchronisatie hebt voor agenda en contacten — die werken via aparte protocollen (CalDAV/CardDAV).Heb ik voor e-mailhosting een domein nodig?
Ja, je hebt een eigen domeinnaam nodig om zakelijk te kunnen mailen. Heb je nog geen domein? Bij Hostingbaas kun je er eenvoudig een registreren. Een .nl-domein kost slechts een paar euro per jaar. Heb je al een domein bij een andere partij? Dan kun je het koppelen of verhuizen — wij helpen je daarbij.Wat is het verschil tussen Exchange Online en gewone e-mailhosting?
Exchange Online is de zakelijke mailserver van Microsoft die draait achter Outlook in Microsoft 365. Het synchroniseert niet alleen e-mail, maar ook je agenda, contacten, taken en vergaderverzoeken — op al je apparaten tegelijk. Gewone e-mailhosting (IMAP) synchroniseert alleen je berichten. Voor de meeste zzp'ers is IMAP-e-mail ruim voldoende. Werk je in een team en plan je veel afspraken via gedeelde agenda's? Dan biedt Exchange Online duidelijke meerwaarde.Conclusie: de juiste keuze hangt af van je situatie
Er is geen universeel "beste" antwoord in de keuze tussen e-mailhosting en Microsoft 365. Het hangt af van je situatie, je team en je budget. Kies e-mailhosting als je een betaalbare, eenvoudige oplossing zoekt voor professioneel zakelijk mailen. Geen overbodige functies, data op Nederlandse servers, en al werkend vanaf €1,95 per maand. Ideaal voor zzp'ers en kleine bedrijven die gewoon goed willen mailen. Kies Microsoft 365 als je meer nodig hebt dan alleen e-mail: samenwerken in documenten, videovergaderingen via Teams, 1 TB cloudopslag per medewerker en de volledige Office-suite. Vanaf €8,95 per gebruiker per maand heb je een complete digitale werkplek. En onthoud: je hoeft niet voor altijd te kiezen. Begin met wat je nu nodig hebt en groei mee wanneer dat nodig is. Of combineer beide oplossingen om kosten te besparen. Bij Hostingbaas helpen we je graag met de juiste keuze — en met de technische inrichting. SPF, DKIM en MX worden door ons ingesteld, of je nu kiest voor e-mailhosting of Microsoft 365. Alles op een factuur, met persoonlijke Nederlandse support via ticket en e-mail. Bekijk de e-mailhosting-pakketten of vergelijk de Microsoft 365-plannen en kies wat het beste past bij jouw bedrijf.Deel dit artikel