Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring is MD Webbureau V.O.F., handelend onder de naam Hostingbaas, gevestigd aan de Computerweg 22, 3542 DR Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99884941 (hierna: "wij", "ons" of "Hostingbaas").

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@hostingbaas.nl.

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adresgegevens.
2. Financiële gegevens: facturatiegegevens en betalingshistorie.
3. Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en logbestanden van onze servers.
4. Communicatiegegevens: inhoud van e-mailberichten, supporttickets en chatberichten via onze chatwidget.
5. Gebruiksgegevens: inlogmomenten, acties in het klantportaal en paginabezoek op onze website.

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u (bij registratie, bestelling of contact) en automatisch (technische gegevens bij gebruik van onze website en diensten).

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van de overeenkomst: het leveren van onze hosting-, domein-, e-mail-, website- en aanverwante diensten.
2. Klantenbeheer: het aanmaken en beheren van uw account in ons klantportaal.
3. Facturering en boekhouding: het opstellen en verzenden van facturen en het verwerken van betalingen.
4. Support: het beantwoorden van vragen, het afhandelen van supporttickets en het verlenen van technische ondersteuning.
5. Beveiliging: het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het opsporen van ongeautoriseerde toegang.
6. Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.
7. Verbetering van onze diensten: het analyseren van het gebruik van onze website en diensten om deze te verbeteren.

Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

1. Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.
2. Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals fiscale bewaarplichten.
3. Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals het beveiligen van onze systemen en het verbeteren van onze diensten, mits uw belangen niet zwaarder wegen.
4. Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): wanneer wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen, bijvoorbeeld voor het verzenden van marketingcommunicatie. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist.

Accountgegevens worden bewaard zolang u klant bij ons bent. Na beëindiging van de overeenkomst worden deze gegevens binnen zes maanden verwijderd, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

Financiële gegevens en facturen worden zeven jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Logbestanden en technische gegevens worden maximaal zes maanden bewaard, tenzij langer noodzakelijk in verband met een beveiligingsincident of juridische procedure.

Communicatiegegevens (supporttickets, e-mails en chatberichten) worden bewaard zolang u klant bij ons bent en tot maximaal twaalf maanden na beëindiging van de overeenkomst.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, op grond van een wettelijke verplichting, of met uw toestemming.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

1. Infrastructuurleverancier (Nederland): voor het hosten van onze servers en uw gegevens op Nederlandse servers.
2. Domeinregistrar (Nederland): voor de registratie en het beheer van domeinnamen.
3. Betaaldienstverlener: voor het verwerken van betalingen.
4. Chatwidget-leverancier (tawk.to): voor het aanbieden van live chat op onze website. Chatberichten worden verwerkt door tawk.to Inc. op basis van een verwerkersovereenkomst.
5. Doorverkoopdiensten: voor producten die wij als reseller leveren, zoals MarketConnect-producten, worden gegevens gedeeld met de betreffende leverancier voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening.

Een actueel overzicht van onze subverwerkers is opgenomen als bijlage bij de verwerkersovereenkomst in onze Algemene Voorwaarden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en gebruiken deze niet voor commerciële doeleinden van derden.

Uw hostinggegevens worden opgeslagen op servers in Nederland. Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

In sommige gevallen kan doorgifte naar landen buiten de EER plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer een subverwerker buiten de EER is gevestigd. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses (SCC's), conform artikel 46 AVG.

De chatwidget-dienst tawk.to kan gegevens verwerken buiten de EER. Hiervoor zijn passende waarborgen getroffen op basis van Standard Contractual Clauses.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

1. Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle communicatie met onze website en diensten.
2. Firewall-bescherming en DDoS-mitigatie op serverniveau.
3. Toegangsbeperking: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, op basis van het need-to-know-principe.
4. Regelmatige back-ups van systemen en gegevens.
5. Monitoring en logging van toegang tot systemen.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht van inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
2. Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
3. Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
4. Recht op beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
5. Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
6. Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
7. Recht om toestemming in te trekken: u kunt eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@hostingbaas.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek, conform de AVG.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Op onze website maken wij gebruik van een chatwidget van tawk.to voor het bieden van directe ondersteuning. Wanneer u een chatgesprek start, worden uw berichten, IP-adres en eventueel door u opgegeven contactgegevens verwerkt door tawk.to Inc.

Tawk.to verwerkt deze gegevens op basis van een verwerkersovereenkomst met ons en uitsluitend ten behoeve van het verlenen van chat-support.

U bent niet verplicht de chatwidget te gebruiken. U kunt ook contact met ons opnemen via een supportticket in het klantportaal of per e-mail.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, wet- of regelgeving of rechtspraak.

Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via e-mail of een mededeling op onze website. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons via info@hostingbaas.nl of door een ticket aan te maken in het klantportaal.

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, gaan wij graag met u in gesprek. Komt u er niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.