Je stuurt een offerte of factuur naar een klant, en een paar dagen later blijkt dat hij hem nooit gezien heeft. Niet omdat hij niet wilde reageren, maar omdat je mail in spam belandde. Dit is een van de meest voorkomende klachten die we horen van ondernemers met zakelijke e-mail. De oorzaak zit vaak in drie technische instellingen die klinken als afkortingensoep: SPF, DKIM en DMARC. Geen paniek — we leggen uit wat ze doen en waarom ze belangrijk zijn, zonder dat je zelf technisch hoeft te worden.
Wat SPF, DKIM en DMARC voor je mail doen
Mailproviders zoals Gmail en Outlook worden steeds strenger. Ze willen zeker weten dat een e-mail écht van jou komt, en niet van iemand die zich voordoet als jouw bedrijf. SPF, DKIM en DMARC zijn drie controles die daarbij helpen. Ontbreken ze, of staan ze niet goed ingesteld, dan is de kans groot dat je mail als verdacht wordt bestempeld en in de spammap verdwijnt.
SPF: wie mag namens jou mailen
SPF is eigenlijk een lijstje bij je domeinnaam waarin staat welke servers namens jou mail mogen versturen. Staat de afzender niet op dat lijstje, dan wordt de mail met argwaan bekeken. Vergelijk het met een gastenlijst bij de deur: zonder naam op de lijst kom je minder makkelijk binnen.
DKIM: een digitale handtekening
DKIM voegt een soort onzichtbare handtekening toe aan elke mail die je verstuurt. De ontvangende mailserver checkt of die handtekening klopt. Is dat zo, dan weet de ontvanger dat de mail onderweg niet is aangepast en écht van jouw domein komt.
DMARC: de regels bij twijfel
DMARC bepaalt wat er moet gebeuren als SPF of DKIM niet klopt. Moet de mail dan gewoon toch bezorgd worden, in de spammap belanden, of helemaal geweigerd worden? Zonder DMARC laten veel mailproviders het zelf uitzoeken, en dat pakt niet altijd in jouw voordeel uit. Met een goed ingestelde DMARC geef je zelf de regie terug: jij bepaalt hoe streng er gecontroleerd wordt.
Waarom dit vaker misgaat dan je denkt
Veel ondernemers hebben deze instellingen nooit bewust laten controleren. Vaak is er ooit een domein en mailbox aangemaakt, en daar is het bij gebleven. Zolang alles werkt, denk je er niet over na — tot een klant zegt dat hij je mail niet kan vinden, of dat hij ineens uit de spammap komt. Ook een verhuizing naar een andere hostingpartij of het toevoegen van een extra verzendsysteem (bijvoorbeeld een facturatieprogramma dat namens jou mailt) kan de boel verstoren als de instellingen niet worden bijgewerkt.
Voor zover we kunnen zien speelt dit vooral bij ondernemers die hun e-mailhosting al langer hebben, maar nooit hebben laten checken of alles nog klopt. Dat is op zich niet raar; het is geen dienst waar je dagelijks aan denkt.
Wat je hieraan kunt doen
Het goede nieuws: je hoeft dit niet zelf uit te zoeken. Wat wel helpt om te weten:
- Check of je SPF, DKIM en DMARC hebt ingesteld. Als je dit nooit hebt laten instellen, is de kans groot dat het ontbreekt.
- Laat het controleren bij elke wijziging. Nieuwe hostingpartij, nieuw verzendsysteem of nieuwe domeinnaam? Dan is een check verstandig.
- Vraag na bij twijfel. Klanten die zeggen dat je mail in spam belandt, is vaak het duidelijkste signaal dat er iets mist.
We denken hier graag in mee. Je hoeft geen technisch verhaal te kennen — vertel ons gewoon wat je merkt, dan kijken wij naar de instellingen achter je domein.
Meer dan alleen techniek: ook je inbox verdient aandacht
SPF, DKIM en DMARC zorgen ervoor dat jouw mail bij anderen goed aankomt. Maar andersom is net zo belangrijk: hoeveel rommel komt er bij jou binnen? Veel ondernemers merken dat hun eigen inbox vervuild raakt met spam en phishing. Daarvoor hebben we SpamExperts, een aanvullende beveiliging die zorgt voor een schonere mailbox en minder ongewenste mail.
Werk je met een team en wil je naast mail ook agenda's, Teams en documenten professioneel regelen? Dan is Microsoft 365 vaak een logische stap. En heb je nog geen professionele mailbox op je eigen domeinnaam, bekijk dan de mogelijkheden bij e-mailhosting.
Twijfel je of je mail goed aankomt?
Je hoeft dit niet zelf uit te zoeken. Vertel ons kort wat je merkt — bijvoorbeeld dat klanten zeggen je mail niet te vinden — en we kijken graag met je mee naar de instellingen achter je domein. Neem contact met ons op en we denken mee wat in jouw situatie de handigste oplossing is.
Deel dit artikel